← AspEx system

AspEx Estate · I skarp drift · Förfinas löpande

Fastighets­förvaltning med automatisering i grunden.

Utvecklat av fastighetsägare för fastighetsägare.

Estate används i skarp fastighetsförvaltning och utvecklas och förfinas löpande. Automatisering är en grundprincip – från avisering och bankavstämning till bokföring. Vissa automationsflöden utprovas fortfarande, med målet att rutinerna ska löpa vidare och systemet säga till när något behöver din uppmärksamhet.

Så fungerar automatiseringen Utforska funktionerna

Automatisering genom hela flödet

Mindre löpande administration. Mer tid för fastigheterna.

Automatisering är en grundprincip i utvecklingen av Estate. Arbetsflödena förbereds för att använda samma information och föra arbetet vidare mellan stegen. Målet är att den löpande ekonomiadministrationen ska sköta sig själv när underlaget är korrekt, och att du ska få besked om det som behöver bedömas eller kompletteras.

Autoavisering

Rätt underlag. Rätt period. På planerad tid.

Aviseringen ska följa bolagets schema och använda kontraktens hyresrader, index och tillval. Avier med godkänt underlag ska skapas och föras vidare till utskick automatiskt. Om något hindrar körningen ska ansvarig få tydlig information om vad som behöver hanteras.

  • Eget schema och aktivering per bolag.
  • Förvarning inför körning och resultat efteråt.
  • Underlag som behöver granskning lyfts till ansvarig.
  • Möjlighet att pausa kommande automatisk körning.

Autoavstämning

Betalningarna ska hitta rätt automatiskt.

Bankavstämningen byggs vidare mot automatisk hantering av säkra träffar. Bankens information ska jämföras med rätt bolag, OCR och aktuellt saldo. Avvikande belopp, osäkra kopplingar och möjliga dubbletter ska lyftas till ansvarig för handpåläggning.

  • Automatisk matchning utifrån bankens betalningsinformation.
  • Kontroll mot aktuellt restbelopp.
  • Dubblettkontroller och bevarat originalunderlag.
  • Meddelande när en betalning behöver utredas.

Autobokföring

Händelsen ska föra bokföringen vidare.

Estates gemensamma bokföringsmotor är grunden för fortsatt automatisering. Avisering, betalningar och andra anslutna ekonomiflöden ska ge rätt bokföringsunderlag utan att samma uppgifter behöver registreras igen. Kontroller och spårbarhet ska följa med genom hela kedjan.

  • Gemensamma konto- och konteringsregler.
  • Ekonomiska händelser som skapar bokföringsunderlag.
  • Spårbarhet från post till avi och betalning.
  • Meddelande vid saknade uppgifter eller hinder.

Systemet ska säga till

Du ska få veta när du behövs.

Estate utvecklas för att meddela ansvarig i systemet och/eller via e-post när något kräver handpåläggning. Meddelandet ska visa vad som har hänt och vad som behöver hanteras, så att du kan gå vidare med rätt åtgärd.

Det kan handla om en avi som saknar godkänt underlag, en betalning som inte kan matchas säkert eller bokföring som behöver kompletteras. Målet är en vardag där du kan fokusera på undantagen medan rutinerna löper vidare.

Hela fastighetsförvaltningen

Ekonomin är en del av helheten.

Estate samlar också informationen och arbetet runt fastigheterna, hyresgästerna och den dagliga servicen.

Fastigheter och objekt

Arbeta med bolag, fastigheter, byggnader och uthyrningsobjekt i en gemensam struktur. Följ vakanser och hitta information i sitt rätta sammanhang.

Hyresgäster och avtal

Samla kontrakt, hyresunderlag, index, tillval och dokument, även avtal som har signerats på papper och skannats till PDF. Hantera avtalsförändringar och uppsägningar med koppling till den fortsatta aviseringen.

Fordringar och ekonomisk uppföljning

Följ obetalda avier, betalningssaldo och påminnelser. Arbeta med leverantörsfakturor, bokföringsunderlag och rapporter inom samma system. Samla leverantörsbetalningar i en betalningsfil för granskning och signering i banken, med möjlighet att undanta fakturor som dras automatiskt. Samla avstämningar av bankkonton och skattekonto med kontoutdrag inför årsslutet. Revisorn får en avgränsad granskningsyta med avstämningsunderlag och kan hämta bokföring och saldon som SIE-fil samt preliminära balans- och resultatrapporter inför revision och bokslut. Samarbeta med revisorn kring bokslutsjusteringar och granska effekten innan de bokförs.

Service och hyresgästportal

Låt hyresgästen lämna felanmälan via portalen. Samla ärenden, ansvariga, status och meddelanden så att servicepersonal och förvaltning kan följa arbetet. Se ronderingar och återkommande schemajobb i en månadskalender med ansvariga och beräknad tid per dag.

Utveckling och status

En tydlig riktning. Steg för steg.

Estate används i skarp drift och är utvecklat av fastighetsägare för fastighetsägare. Erfarenheterna från den dagliga förvaltningen ligger till grund för fortsatt utveckling och förfining. Vissa automationsflöden utprovas fortfarande och byggs vidare i etapper, med gemensamma regler och kontroller. Presentationen skiljer mellan befintliga funktioner, pågående utprovning och målbilden för ett automatiserat flöde.

När nya funktioner tillkommer och automatiseringar färdigställs uppdateras den här sidan med vad som finns, vad som är förberett och vad som planeras.

Senast uppdaterad: .

Bra att veta

Så fungerar Estate i praktiken.

Vad menas med att Estate är byggt för automatisering?

Automatisering styr hur systemet utvecklas. Gemensamma underlag, regler och kontroller förbereder ett sammanhängande flöde från avisering till avstämning och bokföring. Målet är att korrekt underlag ska kunna gå vidare automatiskt och att avvikelser ska leda till ett tydligt meddelande till ansvarig.

Används Estate redan i skarp drift?

Ja. Estate används i skarp fastighetsförvaltning och utvecklas och förfinas löpande. Systemet är utvecklat av fastighetsägare för fastighetsägare, med den dagliga förvaltningens behov som utgångspunkt.

Är hela automatiseringen färdig?

Vissa automationsflöden är fortfarande under utprovning, och andra delar är förberedda eller planerade. Att Estate används i skarp drift innebär inte att varje automatisering är färdig eller aktiverad. Utvecklingen går mot ett allt mer automatiserat flöde med gemensamma kontroller och spårbarhet.

Hur får jag veta om något behöver hanteras?

Planen är att Estate ska meddela i systemet och/eller via e-post när något kräver handpåläggning. Ansvarig ska kunna se orsaken och vilket underlag eller vilken åtgärd som behövs för att arbetet ska kunna fortsätta.

Vilka moment är automatiseringen inriktad på?

Den centrala kedjan är autoavisering, autoavstämning och autobokföring. Målet är att avtalsunderlag, avier, betalningar och bokföring ska hänga ihop, så att information kan föras vidare mellan stegen med mindre manuell registrering.

Kan flera bolag hanteras?

Ja. Aviseringsscheman, bokföringsinställningar och ekonomiska underlag hanteras per bolag. Det gör att arbetet kan samlas i systemet med tydlig avgränsning mellan bolagens ekonomi.

Låt systemet hålla rutinerna i gång.
Lägg din tid där den behövs.

Det är målbilden för Estate: automatiserad fastighetsadministration, sammanhängande information och tydliga besked när något behöver din uppmärksamhet.